Prinsip Umum Manajemen Proyek yang dirumuskan oleh
George R. Terry dan prisip tersebut sebagai POAC, yaitu :
- Planning (Perencanaan)
- Organizing (Pengorganisasian)
- Actuazing (Penggerakan)
- Controling (Pengendalian)
Apakah Planning, Organizing, Actuating, dan Controling ?
1. Planning (Perencanaan)
Planning adalah proses yang secara sistematis mempersiapkan kegiatan
guna mencapai tujuan dan sasaran tertentu. Kegiatan diartikan sebagai
kegiatan yang dilakukan dalam rangka pekerjaan konstruksi, baik yang
menjadi tanggung jawab pelaksana (Kontraktor) maupun pengawas
(konsultan). Kontraktor maupun konsultan, harus mempunyai konsep
planning yang tepat untuk mencapai tujuan sesuai dengan tugas dan
tanggung jawab masing masing.
Hal-hal yang perlu diketahui dalam proses Planning yaitu :
- Permasalahan yang terkait dengan tujuan dan sumber daya yang tersedia.
- Cara mencapai tujuan dan sasaran dengan memperhatikan sumber daya yang tersedia.
- Penerjemahan rencana kedalam program-program kegiatan yang kongkrit
- Penetapan jangka waktu yang dapat disediakan guna mencapai tujuan dan sasaran.
2. Organizing (Pengorganisasian)
Organizing (Pengorganisasian Kerja) dimaksudkan sebagai
pengaturan atas suatu kegiatan yang dilakukan ileh sekelompok orang,
dipimpin oleh pimpinan kelompok dalam suatu wadah organisasi. Wadah
organisasi ini menggambarkan hubungan-hubungan struktural dan fungsional
yang diperlukan untuk menyalurkan tanggung jawab, sumber daya maupun
data.
Organisasi sangat berfungsi dalam proses Manajemen, yaitu untuk :
- Menjamin terpelihara koordinasi dengan baik.
- Membantu pimpinan dalam menggerakkan fungsi-fungsi manajemen.
- Mempersatukan pemikiran dari satuan organisasi yang lebih kecil yang berada di dalam koordinasi
Dalam fungsi organizing, koordinasi merupakan mekanisme hubungan
struktural maupun fungsional yang secara konsisten harus dijalankan.
Koordinasi dapat dilakukan melalui mekanisme :
- Koordinasi Vertikal (menggambarkan fungsi komando)
- Koordinasi Horisontal (menggambarakan interaksi satu level)
- Koordinasi Diagonal (Menggambarkan interaksi berbeda level tapi di luar fungsi komando)
3. Actuating (Penggerakan)
Actuating dapat diartikan sebagai fungsi manajemen untuk menggerakan
orang yang tergabung dalam organisasi agar melakukan kegiatan yang telah
ditetapkan di dalam planning. Pada tahap ini diperlukan kemampuan
pimpinan kelompok untuk menggerakkan, mengarahkan dan memberikan
motivasi kepada anggota kelompoknya untuk secara bersama sama memberikan
kontribusi dalam menyukseskan manajemen proyek mencapai tujuan dan
sasaran yang telah ditetapkan.
Berikut ini merupakan beberapa metode mensuksekan penggerakan yang dikemukakan oleh George R. Terry, yaitu :
- Hargailah seseorang apapun tugasnya sehingga ia merasa keberadaanya di dalam kelompok atau organisasi menjadi penting.
- Instruksi yang dikeluarkan seorang pimpinan harus dibuat dengan
mempertimbangkan adanya perbedaan individu dari pegawainya, sehingga
dapat dilaksanakan dengant tepat oleh pegawainya.
- Perlu ada pedoman kerja keras yang jelas, singkat, mudah dipahami dan dilaksanakan oleh pegawainya.
- Lakukan praktek partisipasi dalam manajemen guna menjalin
kebersamaan dalam penyelenggaraan manajemen, hingga setiap pegawai dapat
difungsikan sepenuhnya sebagai bagian dari organisasi.
- Upayakan memahami hak pegawai termasuk urusan kesejahteraan,
sehingga tumbuh sense of belonging dari pegawai tersebut terhadap tempat
bekerja yang diikutinya.
- Pimpinan perlu menjadi pendengar yang baik agar dapat memahami
dengan benar apa yang melatarbelakangi keluhan pegawai, sehingga dapat
dijadikan bahan pertimbangan dalam pengambilan sesuatu keputusan.
- Seorang pimpinan perlu mencegah untuk memberikan argumentasi sebagai
pembenaran atas keputusan yang diambilnya, oleh karena itu pada umumnya
semua orang tidak suka pada alasan apalagi kalau dicari cari agar bisa
memberikan dalih pembenaran atas keputusannya.
- Jangan berbuat sesuatu yang menimbulkan sentimen dari orang lain atau orang lain menjadi naik emosinya.
- Pimpinan dapat melakukan teknik persuasi dengan cara bertanya sehingga tidak dirasakan sebagai tekanan oleh pegawainya.
- Perlu melakukan pengawasan untuk meningkatakan kinerja pegawai,
namun haruslah dengan cara-cara yang tidak boleh mematikan kreativitas
pegawai.
4. Controling (Pengendalian)
Controling diartikan sebagai kegiatan guna menjamin pekerjaan yang telah
dilaksanakan sesuai dengan rencana. Didalam manajemen proyek jalan atau
jembatan, controling terhadap pekerjaan kontraktor dilakukan oleh
konsultan melalui kontrak supervisi, dimana pelaksanaan pekerjaan
konstruksinya dilakukan oleh kontrektor. Pengawas Umum (General
Superintendat) berkewajiban melakukan pengendalian terhadap pekerjaan
yang telah dilakukan oleh staff di bawah kendalinya yaitu Site
Administration, Quantity Surveyor, Materials Superintendan, Construction
Engineer, dan Equipment Engineer untuk memastikan masing masing staff
sudah melakukan tugasnya dala koridor "Jaminan Kualitas". Sehingga,
tahap tahap pencapaian sasaran sebagaimana direncanakan dapat dipenuhi.
Kegiatan ini berlaku juga dalam kegiatan internal konsultan supervisi,
dalam artian, kepada pihak luar konsultan supervisi itu bertugas
mengawasi kontraktor, selain itiu secara internal Site Engineer juga
melakukan controling terhadap Quantity Engineer dan Quality Engineer.
Secara keseluruhan internal controling ini dapat mendorong kinerja
konsultan supervisi lebih baik didalam mengawasi pekerjaan kontraktor.
Ruang lingkup kegiatan controling mencangkup pengawasan atas seluruh aspek pelaksanaan rencana, antara lain adalah :
- Produk pekerjaan, baik secara kualitatif maupun kuantitatif
- Seluruh sumber-sumber daya yang digunakan (Manusia, Uang, Peralatan, Bahan)
- Prosedur dan cara kerjanya
- Kebijaksanaan teknis yang diambil selama proses pencapaian sasaran
Sekian dari postingan yang saya postingkan hari ini para bloggers, tentang Proyek Manajemen. Semoga bisa bermanfaat bagi kalian-kalian sekalian..^-^
