Prinsip Umum Manajemen Proyek yang dirumuskan oleh George R. Terry dan prisip tersebut sebagai POAC, yaitu :

• Planning (Perencanaan)
• Organizing (Pengorganisasian)
• Actuazing (Penggerakan)
• Controling (Pengendalian)

Apakah Planning, Organizing, Actuating, dan Controling ?

1. Planning (Perencanaan)
Planning adalah proses yang secara sistematis mempersiapkan kegiatan guna mencapai tujuan dan sasaran tertentu. Kegiatan diartikan sebagai kegiatan yang dilakukan dalam rangka pekerjaan konstruksi, baik yang menjadi tanggung jawab pelaksana (Kontraktor) maupun pengawas (konsultan). Kontraktor maupun konsultan, harus mempunyai konsep planning yang tepat untuk mencapai tujuan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing masing.

Hal-hal yang perlu diketahui dalam proses Planning yaitu :

• Permasalahan yang terkait dengan tujuan dan sumber daya yang tersedia.
• Cara mencapai tujuan dan sasaran dengan memperhatikan sumber daya yang tersedia.
• Penerjemahan rencana kedalam program-program kegiatan yang kongkrit
• Penetapan jangka waktu yang dapat disediakan guna mencapai tujuan dan sasaran.

2. Organizing (Pengorganisasian)
 Organizing (Pengorganisasian Kerja) dimaksudkan sebagai pengaturan atas suatu kegiatan yang dilakukan ileh sekelompok orang, dipimpin oleh pimpinan kelompok dalam suatu wadah organisasi. Wadah organisasi ini menggambarkan hubungan-hubungan struktural dan fungsional yang diperlukan untuk menyalurkan tanggung jawab, sumber daya maupun data.

Organisasi sangat berfungsi dalam proses Manajemen, yaitu untuk :

•  Menjamin terpelihara koordinasi dengan baik.
• Membantu pimpinan dalam menggerakkan fungsi-fungsi manajemen.
• Mempersatukan pemikiran dari satuan organisasi yang lebih kecil yang berada di dalam koordinasi

Dalam fungsi organizing, koordinasi merupakan mekanisme hubungan struktural maupun fungsional yang secara konsisten harus dijalankan. Koordinasi dapat dilakukan melalui mekanisme :

• Koordinasi Vertikal (menggambarkan fungsi komando)
• Koordinasi Horisontal (menggambarakan interaksi satu level)
• Koordinasi Diagonal (Menggambarkan interaksi berbeda level tapi di luar fungsi komando)

3. Actuating (Penggerakan)
Actuating dapat diartikan sebagai fungsi manajemen untuk menggerakan orang yang tergabung dalam organisasi agar melakukan kegiatan yang telah ditetapkan di dalam planning. Pada tahap ini diperlukan kemampuan pimpinan kelompok untuk menggerakkan, mengarahkan dan memberikan motivasi kepada anggota kelompoknya untuk secara bersama sama memberikan kontribusi dalam menyukseskan manajemen proyek mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.

Berikut ini merupakan beberapa metode mensuksekan penggerakan yang dikemukakan oleh George R. Terry, yaitu :

• Hargailah seseorang apapun tugasnya sehingga ia merasa keberadaanya di dalam kelompok atau organisasi menjadi penting.
• Instruksi yang dikeluarkan seorang pimpinan harus dibuat dengan mempertimbangkan adanya perbedaan individu dari pegawainya, sehingga dapat dilaksanakan dengant tepat oleh pegawainya.
• Perlu ada pedoman kerja keras yang jelas, singkat, mudah dipahami dan dilaksanakan oleh pegawainya.
• Lakukan praktek partisipasi dalam manajemen guna menjalin kebersamaan dalam penyelenggaraan manajemen, hingga setiap pegawai dapat difungsikan sepenuhnya sebagai bagian dari organisasi.
• Upayakan memahami hak pegawai termasuk urusan kesejahteraan, sehingga tumbuh sense of belonging dari pegawai tersebut terhadap tempat bekerja yang diikutinya.
• Pimpinan perlu menjadi pendengar yang baik agar dapat memahami dengan benar apa yang melatarbelakangi keluhan pegawai, sehingga dapat dijadikan bahan pertimbangan dalam pengambilan sesuatu keputusan.
• Seorang pimpinan perlu mencegah untuk memberikan argumentasi sebagai pembenaran atas keputusan yang diambilnya, oleh karena itu pada umumnya semua orang tidak suka pada alasan apalagi kalau dicari cari agar bisa memberikan dalih pembenaran atas keputusannya.
• Jangan berbuat sesuatu yang menimbulkan sentimen dari orang lain atau orang lain menjadi naik emosinya.
• Pimpinan dapat melakukan teknik persuasi dengan cara bertanya sehingga tidak dirasakan sebagai tekanan oleh pegawainya.
• Perlu melakukan pengawasan untuk meningkatakan kinerja pegawai, namun haruslah dengan cara-cara yang tidak boleh mematikan kreativitas pegawai.

4. Controling (Pengendalian)
Controling diartikan sebagai kegiatan guna menjamin pekerjaan yang telah dilaksanakan sesuai dengan rencana. Didalam manajemen proyek jalan atau jembatan, controling terhadap pekerjaan kontraktor dilakukan oleh konsultan melalui kontrak supervisi, dimana pelaksanaan pekerjaan konstruksinya dilakukan oleh kontrektor. Pengawas Umum (General Superintendat) berkewajiban melakukan pengendalian terhadap pekerjaan yang telah dilakukan oleh staff di bawah kendalinya yaitu Site Administration, Quantity Surveyor, Materials Superintendan, Construction Engineer, dan Equipment Engineer untuk memastikan masing masing staff sudah melakukan tugasnya dala koridor "Jaminan Kualitas". Sehingga, tahap tahap pencapaian sasaran sebagaimana direncanakan dapat dipenuhi.

Kegiatan ini berlaku juga dalam kegiatan internal konsultan supervisi, dalam artian, kepada pihak luar konsultan supervisi itu bertugas mengawasi kontraktor, selain itiu secara internal Site Engineer juga melakukan controling terhadap Quantity Engineer dan Quality Engineer. Secara keseluruhan internal controling ini dapat mendorong kinerja konsultan supervisi lebih baik didalam mengawasi pekerjaan kontraktor.

Ruang lingkup kegiatan controling mencangkup pengawasan atas seluruh aspek pelaksanaan rencana, antara lain adalah :

• Produk pekerjaan, baik secara kualitatif maupun kuantitatif
• Seluruh sumber-sumber daya yang digunakan (Manusia, Uang, Peralatan, Bahan)
• Prosedur dan cara kerjanya
• Kebijaksanaan teknis yang diambil selama proses pencapaian sasaran

 Sekian dari postingan yang saya postingkan hari ini para bloggers, tentang Proyek Manajemen. Semoga bisa bermanfaat bagi kalian-kalian sekalian..^-^

Tuhan memberkati ,,,,

Sumber : Ebook Manajement Proyek Bidang IT Dan Pendidikan.